Opvolging van taken en rollen bij pensionering

  • -

Van de redactie van nu.nl:

Nederland krijgt er vanaf 1 januari veertien nieuwe verkeersborden bij. Dat blijkt uit een ontwerpbesluit van minister van Infrastructuur Melanie Schultz van Haegen. De ANWB zegt in een reactie verrast te zijn dat de beslissing is genomen zonder dat de verkeersbond daarin is gekend. “Dat zou je wel verwachten”, aldus een woordvoerder. “We worden overvallen door de snelheid waarmee het besluit wordt ingevoerd. Alle boekjes en cd’s moeten nu worden aangepast. Dat gaat een heel grote operatie worden.”

Schultz sprak vrijdagmiddag na afloop van de ministerraad van een ‘lastige samenloop van omstandigheden’. “De ANWB zat altijd in een commissie waarin dit aan de orde is gekomen, maar diegene is met pensioen gegaan en niet meer opgevolgd.” De minister hoopt dan ook ‘van harte’ dat de verkeersbond weer iemand gaat afvaardigen om in de commissie zitting te nemen.

Of de fout voor de miscommunicatie bij de ANWB of bij haar departement ligt, wilde Schultz niet zeggen. “Laten we er niet te veel gedoe over maken. Ik heb een paar dagen geleden al gezien dat de ANWB de nieuwe borden al op zijn website heeft geplaatst dus ze zijn zich ervan bewust.”

Ziehier, een schoolboekenvoorbeeld van de meest gemaakte fout in kwaliteitsmanagement. Onvoldoende de taken en rollen geborgd hebben waardoor beide organisaties zich totaal niet bewust zijn geweest van de gevolgen van de pensionering van een personeelslid van de ANWB.

Wat ging er mis?

Laten we deze case eens verdelen in de twee betrokken organisaties:

  • ANWB
    Dat het betreffende personeelslid met pensioen gaat zou natuurlijk al lang opgemerkt moeten zijn door de personeelsafdeling én de direct leidinggevende van de medewerker. In theorie zou zelfs in het functieprofiel helder moeten zijn dat deze medewerker deze belangrijke rol vervulde. Zo dat niet het geval was, dan had natuurlijk in een persoonlijk gesprek, een paar jaar voor het bereiken van de pensioenleeftijd, de vraag gesteld moeten worden over overdracht van extra taken en rollen. Dat heet het ‘beheersen van persoons- en functiegerichte activiteiten’. Blijkbaar is dat in dit geval niet gebeurd. Er is geen opvolger benoemd en het lijkt erop dat zelfs niemand zich ervan bewust is geweest dat de pensionering van de medewerker tot gevolg zou hebben dat de ANWB niet meer betrokken werd bij besluitvorming over nieuwe borden.
    De vraag is zelfs gerechtigd of de medewerker in kwestie zich wel bewust is geweest van de gevolgen van zijn/haar vertrek.
  • Ministerie van Infrastructuur
    Ooit is er gekozen voor een constructie waarbij een vertegenwoordiger van de ANWB zitting heeft genomen in de commissie voor het ontwikkelen van nieuwe borden. Een wijs besluit. We gaan er vanuit dat de betreffende afgevaardigde zelf best doorhad dat hij/zij met pensioen zou gaan. We gaan er ook vanuit dat dit best eens een gespreksonderwerp in de commissie is geweest. Waarom heeft dan de commissie – bij monde van de voorzitter – de medewerker en/of de ANWB organisatie niet op het spoor van de benoeming van een vervanger gezet? Met het vertrek van de afgevaardigde werd immers niet meer voldaan aan een belangrijk uitgangspunt van de commissie. Lag dat zo belangrijke uitgangspunt wel vast in enig formeel stuk, zoals e statuten van de commissie? En waarom heeft de voorzitter van die commissie bij de vergadering over deze borden niet gezegd “bij gebrek aan een afvaardiging is het wellicht handig om onze voornemens en/of de commissienotulen naar de ANWB te sturen”?
Hoe kunnen we het beter doen?
  1. Zorg dat u van alle functies een functieprofiel heeft en dat daarin aandacht bestaat voor de relevante extra taken en rollen. Denk hierbij aan commissies in- en extern, maar ook bijvoorbeeld aan taken vanuit organisationeel perspectief (aftekenen bestelbonnen, goedkeuringen ontvangsten, etc.).
  2. Zorg dat u van alle medewerkers in de personeelsfile duidelijk vastlegt of zij naast hun functiegerelateerde taken en rollen nog andere taken en rollen vervullen. Hou bij de vastlegging van taken en rollen ook goede scheuiding tussen de functiegerelateerde zaken en niet-functiegerelateerde zaken.
  3. Leg in procesbeschrijvingen vast welke functies en/of medewerkers betrokken zijn bij de uitvoering van bepaalde taken, vooral voor zover niet vanuit het proces direct helder is welke medewerkers hier functionele aan gekoppeld zijn.
  4. Laat, bij voorkeur, de leidinggevende tijdens de jaarlijkse beoordelingsronde ook de extra taken en rollen bespreken. Het is nu eenmaal een onderdeel van het functioneren, omdat er tijd aan besteed wordt. Het kan daardoor ook zelfs onderdeel van beloningen zijn. Evalueer op deze wijze ook periodiek of het uitvoeren van bepaalde taken en rollen nog wel nodig is. Tussentijds kan immers ook het bedrijfsbeleid veranderd zijn.
  5. Zorg dat er circa vijf jaar voor het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd een kringgesprek wordt gehouden tussen de medewerker, de personeelschef en de leidinggevende. Doel van dit gesprek is enerzijds de zorg voor de medewerker zelf (is hij/zij nog in staat om het werk op een goede manier te doen) en anderzijds de vraag of er voor specifieke taken en rollen gezorgd moet worden voor opvolging. De termijn van vijf jaar is nodig, omdat er mogelijk sprake kan zijn van opleiding voordat opvolging mogelijk is.
  6. Leg de afspraken goed vast in een actieplan en vervolg dit van tijd tot tijd, waarbij de personeelschef als aanjager en procesbewaker dienst doet.