Online boekhoudpakket vaak een slechte keuze

  • -

Veel kleine ondernemers leggen zichzelf onbewust beperkingen op in de keuze van een boekhouder, doordat ze denken zelf de administratie (en boekhouding) met een online boekhoudpakket te kunnen doen. Zodra ze dan echter aangiftes moeten doen blijkt dat ze toch vaak nog een boekhouder nodig hebben. Die boekhouder moet dan wel kennis hebben van het specifieke boekhoudpakket dat de ondernemer daarvoor al gekozen had.

Daar komt nog een ander belangrijk aspect bij.
Als een ondernemer z’n eigen administratie en boekhouding inricht en achteraf blijkt dat de administratie niet volledig is, niet binnen een redelijke termijn te controleren is of niet lang genoeg bewaard is, dan kan dat flinke boetes van de Belastingdienst tot gevolg hebben. De Belastingdienst zal dan ook zelf je omzet en winst vaststellen en de verschuldigde belasting berekenen.

Ruime keuze uit boekhoudpakketten

Er zijn inmiddels tientallen online boekhoudpakketten te vinden.
Om er een paar te noemen: Exact, Yuki, Afas, e-boekhouden, Reeleezee, Twinfield, Davilex, Acumulus, Cash, Jortt, Moneymonk, Asperion, Snelstart, Thinq, iMuis, Unit4, KPG7, Offective, Bokbiz, Wefact, Kubus, BDO, Conscribo, etc. etc. Deze pakketten zijn soms gratis (meestal met reclame uitingen), maar meestal betaald en varieren van veredelde Excel spreadsheets tot volwaardige boekhoudsystemem.
Iedere zichzelf respecterende softwarebouwer wil natuurlijk een graantje meepikken van deze markt en bouwt dan ook z’n eigen variant. Groot nadeel hiervan is de enorme diversiteit, waardoor:
1) de (kleine) zelfstandige ondernemer door de bomen het bos niet meer kan zien en veelal gaat voor de laagste prijs, veelal zonder kwaliteit als criterium mee te (kunnen) wegen, én
2) het voor boekhouders onmogelijk is om van al deze systemen kennis te hebben.

Pakketkeuze

Bij het besluitvormingsproces van ondernemers om de administratie in een online boekhoudpakket in te richten wordt op geen enkele manier rekening gehouden met het feit dat ze wellicht op termijn een boekhouder nodig hebben. Zij gaan er immers vanuit dat ze met het online pakket de boekhouding zelf kunnen doen. Het ontbreekt ze echter in de meeste gevallen aan de achterliggende kennis van financiële wetten en regels, waardoor ze uiteindelijk toch vaak tegen problemen aan lopen. Dat kan zijn al bij het inrichten van de boekhouding, als er sprake is van één of meer specifieke financiële situaties die ze niet één, twee, drie in het systeem kwijt kunnen. Maar vaker gebeurt het pas bij het invullen van de aangiften omzetbelasting en/of bij de aangifte inkomstenbelasting.

Ze kiezen dus een online boekhoudpakket grofweg op basis van prijs en leggen zich daarmee een fikse beperking op qua keuze van een boekhouder die hen later moet assisteren. Het is voor boekhouders immers ondoenlijk om kennis te hebben van alle verschillende online boekhoudpakketten en de ondernemer is achteraf zelden bereid om een boekhouder te betalen voor het inwerken in een specifiek online boekhoudpakket en de daarin ingerichtte boekhouding. In de vele vragen aan specialisten zie je telkens terug keren: “Gezocht: boekhouder met goede kennis van pakket XXX”. Er is overigens ook geen tijd om je in te werken, want in de meeste gevallen is er dan al een urgente vraag. Het moet even binnen een paar dagen opgelost worden.

Win-win situatie

Ondernemers zouden er goed aan doen zich te realiseren dat je onmogelijk verstand kunt hebben van alles. Goedkoop is ook in dit geval vaak duurkoop.
Begin met het selecteren van een boekhouder die flexibel genoeg is om je zelf de administratie te laten voeren; eventueel in een online boekhoudsysteem, waar die boekhouder bij voorkeur zelf in mee kan kijken. De boekhouder kan je dan assisteren (of adviseren) bij het inrichten van de boekhouding en dienen als vraagbaak. Desgwenst kan de boekhouder tussendoor meekijken en een vinger aan de pols houden. Dat alles is natuurlijk niet gratis, maar kost wel veel minder dan de ‘ouderwetse boekhouder’ die alles in een eigen professioneel boekhoudsysteem overneemt. Soms is dat overigens nog steeds een goede methode, maar daarover later meer.
Zodra je zover bent dat je aangiften moet gaan doen, dan is de administratie daar a) beter op ingericht en b) kan de boekhouder veel sneller (en dus goedkoper) bijspringen als dat nodig is.

Boekhouder

Een boekhouder in de ouderwetse betekenis is een boekhouder die alle financiële stukken overneemt in een eigen professioneel boekhoudsysteem. Bij die boekingen wordt rekening gehouden met alle geldende belastingwetten (en -mogelijkheden), zodat de administratie op ieder moment up-to-date is en voldoet aan de daarvoor geldende wetten en regels. De hedendaagse moderne middelen zorgen er wel voor dat de overdracht van de stukken (facturen en bonnen) veelal digitaal kan plaatsvinden.

Zodra er aangifte gedaan moet worden (omzet- en/of inkomstenbelasting) dan drukt de boekhouder op de knop en er rolt een aangifte uit het systeem die alleen nog even gecontroleerd hoeft te worden. Veel boekhouders zin zelfs digitaal aangesloten op het systeem van de belastingdienst, zodat ze met nog één druk op de knop de aangifte voor u kunnen indienen.
Voordeel van deze werkwijze is dat u geen tijd hoeft te besteden aan de eigen boekhouding. Bij het besluit om de eigen boekhouding te gaan doen wordt te vaak niet gedacht aan de hoeveelheid tijd die ermee gemoeid is. Tijd is geld. In de tijd die u aan de boekhouding besteed, had u ook geld kunnen verdienen met het leveren van uw produkt of dienst.

Wat mag een boekhouder kosten?

Voor een zzp-er met een relatief beperkt aantal inkomende en uitgaande facturen en een niet al te complexe boekhouding, kunnen we uitrekenen wat de totale kosten ongeveer zulen zijn.
In het tarief moet zitten:

  • 1,5 uur per maand om financiële stukken te verwerken en uw vragen te beluisteren/lezen en beantwoorden (dat komt neer op iets meer dan 20 minuten per week);
  • 0,5 uur per aangifte omzetbelasting (per kwartaal);
  • 4 uur voor de aangifte inkomstenbelasting (per jaar)

Met totaal 24 uur per jaar levert dit, tegen een uurtarief van € 35,= per uur, een totale kostenpost op van € 840,= per jaar all-in oftewel € 70,= per maand.

Bij deze werkwijze leunt de boekhouder uiteraard bij het doen van de aangiften sterk op zijn kennis van de boekhouding en de financiële stukken, die hij zelf in z’n boekhoudsysteem heeft verwerkt. Gedurende de verwerkingstijd maakt hij zich ‘eigen’ met uw financiële situatie. Daaruit blijkt nogmaals dat door het schrappen van de uren voor het verwerken van de stukken – wat veel ondernemers best zelf zouden willen doen – de kans groot is dat de boekhouder veel meer tijd kwijt is met het doorgronden van de financiële situatie als u ineens roept dat u een probleem heeft. Dus: bezint eer ge (zelf) begint.